Bewerbungen enthalten eine Fülle personenbezogener Daten: Lebenslauf, Zeugnisse, Fotos, mitunter Angaben zu Gesundheit, Familienstand oder Religion. Für Arbeitgeber stellt sich deshalb regelmäßig die Frage, was mit den Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber geschehen soll. Einfach aufbewahren „für alle Fälle“ ist keine gute Idee. Gleichzeitig wäre eine sofortige Löschung nach der Absage oft vorschnell.
Rechtsgrundlage im Bewerbungsverfahren
Bewerberinnen und Bewerber gelten nach § 26 Abs. 8 BDSG als Beschäftigte. Ihre Daten dürfen verarbeitet werden, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Erforderlich sind Angaben, die für die Beurteilung der Eignung relevant sind. Fragen nach Schwangerschaft, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit sind im Regelfall unzulässig. Werden besondere Kategorien von Daten mitgeteilt, gelten die strengeren Voraussetzungen des § 26 Abs. 3 BDSG.
Wie lange dürfen Unterlagen nach der Absage gespeichert werden?
Nach Abschluss des Verfahrens entfällt der ursprüngliche Zweck. Arbeitgeber haben aber ein berechtigtes Interesse, sich gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Ansprüche auf Entschädigung oder Schadensersatz müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend gemacht werden; für die anschließende Klage gilt eine Frist von drei Monaten (§ 61b ArbGG). Hinzu kommt eine angemessene Zeit für Zustellungen. In der Praxis hat sich daher eine Aufbewahrungsdauer von etwa sechs Monaten nach der Absage etabliert, die auch von Aufsichtsbehörden regelmäßig akzeptiert wird. Danach sind die Daten zu löschen, sofern kein Rechtsstreit anhängig ist.
Talentpool: nur mit Einwilligung
Möchten Sie interessante Kandidatinnen und Kandidaten für künftige Stellen vormerken, benötigen Sie dafür grundsätzlich eine Einwilligung. Diese sollte gesondert abgefragt werden und nicht versteckt in der Datenschutzerklärung stehen. Sie sollte eine konkrete Speicherdauer nennen und auf das jederzeitige Widerrufsrecht hinweisen. Ohne Einwilligung ist die Speicherung über die Sechs-Monats-Frist hinaus kaum zu rechtfertigen.
Recherchen im Internet und in sozialen Netzwerken
Dürfen Personalverantwortliche Bewerber „googeln“? Die Recherche in beruflich ausgerichteten Netzwerken ist eher vertretbar, weil diese gerade der beruflichen Selbstdarstellung dienen. Private Profile in sozialen Netzwerken sind dagegen in der Regel tabu. Werden Daten bei Dritten erhoben, ist zudem die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO zu beachten.
Organisation im Bewerbermanagement
- Informieren Sie Bewerber bei Eingang der Bewerbung über die Datenverarbeitung (Art. 13 DSGVO), etwa mit einer Eingangsbestätigung und einem Link auf Datenschutzhinweise.
- Beschränken Sie den Zugriff auf die am Auswahlverfahren beteiligten Personen.
- Nutzen Sie für Bewerbungen per E-Mail ein eigenes Postfach statt persönlicher Postfächer.
- Wenn Sie ein Online-Bewerbermanagement einsetzen, schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Nehmen Sie Bewerberdaten in Ihr Löschkonzept auf und automatisieren Sie die Löschung, wo möglich.
Auskunftsansprüche von Bewerbern
Auch abgelehnte Bewerber können Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen, einschließlich Notizen aus Vorstellungsgesprächen. Wie solche Anfragen strukturiert beantwortet werden, zeigt unser Leitfaden zu Auskunftsersuchen. Formulieren Sie interne Notizen deshalb stets sachlich.
Wenn Sie Ihren Bewerbungsprozess datenschutzrechtlich überprüfen lassen möchten, von der Eingangsbestätigung bis zur Löschroutine, sprechen Sie uns an. Zum Kontaktformular oder direkt einen Termin buchen.