Datenschutzerklärung erstellen lassen – vom Anwalt

Die Datenschutzerklärung ist die Visitenkarte Ihres Datenschutzes: Kunden, Bewerber, Aufsichtsbehörden und Wettbewerber lesen sie und erkennen schnell, ob sie zur tatsächlichen Verarbeitung passt. Wir erstellen Datenschutzhinweise für Websites, Online-Shops, Apps, Bewerbungsverfahren, Kundenbeziehungen und Social-Media-Auftritte, die vollständig, verständlich und auf Ihre Prozesse zugeschnitten sind.

Rechtsgrundlage: die Informationspflichten der DSGVO

Wer personenbezogene Daten erhebt, muss die betroffenen Personen informieren – bei Erhebung direkt bei der Person nach Art. 13 DSGVO, bei Erhebung aus anderen Quellen nach Art. 14 DSGVO. Die Information muss nach Art. 12 DSGVO in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in klarer und einfacher Sprache erfolgen. Die „Datenschutzerklärung“ auf der Website ist dafür das übliche Mittel; sie ersetzt aber nicht die Information an anderen Stellen, etwa im Bewerbungsprozess, bei der Videoüberwachung oder im Kundenkontakt per Telefon.

Pflichtangaben

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten,
• Zwecke und Rechtsgrundlagen jeder Verarbeitung – bei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auch das berechtigte Interesse,
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern, z. B. Hoster, Zahlungsdienstleister, Versanddienstleister,
• Übermittlungen in Drittländer und die Grundlage dafür – siehe Drittlandtransfer,
• Speicherdauer oder Kriterien dafür,
• Betroffenenrechte einschließlich Widerspruchsrecht (hervorgehoben, Art. 21 Abs. 4 DSGVO), Widerruf von Einwilligungen und Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde,
• ob die Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist und welche Folgen eine Nichtbereitstellung hat,
• das Bestehen automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

Typische Fehler – und warum Generatoren nicht reichen

Online-Generatoren liefern einen ordentlichen Ausgangspunkt, kennen aber Ihre Website nicht. In der Praxis sehen wir immer wieder dieselben Mängel:

• Dienste werden genannt, die gar nicht eingesetzt werden – oder eingesetzte Dienste fehlen (Schriftarten, Videos, Karten, Chat-Widgets, Formulare, Buchungstools),
• falsche Rechtsgrundlagen, etwa „berechtigtes Interesse“ für Marketing-Tracking, das nach § 25 TDDDG ohnehin eine Einwilligung erfordert,
• pauschale oder fehlende Speicherfristen,
• veraltete Rechtsbegriffe – etwa Verweise auf das Telemediengesetz oder auf das „Privacy Shield“, das der EuGH bereits 2020 gekippt hat,
• Widersprüche zum Cookie-Banner,
• kein Hinweis auf KI-Funktionen wie Chatbots oder automatisierte Auswertungen – mehr unter KI und Datenschutz.

Abmahnrisiko

Fehlerhafte Datenschutzhinweise können nicht nur von Aufsichtsbehörden beanstandet werden. Der EuGH hat entschieden, dass die DSGVO es nicht ausschließt, dass Mitbewerber Datenschutzverstöße als unlautere Geschäftspraktiken vor den Zivilgerichten verfolgen (Urteil vom 4. Oktober 2024, C-21/23, Lindenapotheke). Auch Verbraucherverbände sind unter bestimmten Voraussetzungen klagebefugt. Wie Sie auf eine Abmahnung reagieren, lesen Sie unter Abmahnung wegen DSGVO-Verstoß.

So erstellen wir Ihre Datenschutzerklärung

1. Fragebogen und technische Analyse Ihrer Website bzw. App: eingesetzte Dienste, Formulare, Hosting, Tracking.
2. Abgleich mit dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und den AV-Verträgen.
3. Entwurf in klarer Sprache, gegliedert nach Verarbeitungen, auf Wunsch zweisprachig.
4. Abstimmung mit Cookie-Banner, Impressum (§ 5 DDG) und Formularen.
5. Aktualisierung bei neuen Tools oder Rechtsänderungen – etwa im Rahmen unseres DSB-Mandats.

Neben der Website-Datenschutzerklärung erstellen wir auf Wunsch Informationsblätter für Beschäftigte und Bewerber (siehe Beschäftigtendatenschutz), Kunden und Lieferanten, Hinweisschilder zur Videoüberwachung sowie Hinweise für Social-Media-Seiten nach Art. 26 DSGVO.

Häufige Fragen

Braucht jede Website eine Datenschutzerklärung?

Praktisch ja. Schon beim Aufruf einer Website werden IP-Adressen verarbeitet, etwa in Server-Logfiles. Ausnahmen für rein private Seiten ohne jeden Bezug zu Dritten sind selten.

Wie oft muss die Datenschutzerklärung aktualisiert werden?

Immer dann, wenn sich die Verarbeitung ändert – etwa durch ein neues Tool, einen neuen Dienstleister oder eine geänderte Rechtslage. Eine regelmäßige Prüfung, mindestens jährlich, ist empfehlenswert.