Freundliche Gesichter auf der Team-Seite schaffen Vertrauen, gerade bei kleineren Unternehmen, Kanzleien und Praxen. Fotos von Beschäftigten sind aber personenbezogene Daten. Wer sie auf der Website, in sozialen Medien oder in Broschüren veröffentlicht, braucht eine tragfähige Rechtsgrundlage. Und spätestens wenn eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, stellt sich die Frage, ob das Bild gelöscht werden muss.
DSGVO, BDSG und Kunsturhebergesetz
Für die Veröffentlichung von Bildnissen enthält das Kunsturhebergesetz (KUG) in § 22 seit langem ein Einwilligungserfordernis. Wie sich das KUG zur DSGVO verhält, ist im Detail umstritten. In der Praxis kommt man jedoch in beiden Regelwerken regelmäßig zum selben Ergebnis: Für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos zu Werbe- und Imagezwecken ist eine Einwilligung der abgebildeten Person erforderlich.
Die Einwilligung im Arbeitsverhältnis
Im Arbeitsverhältnis besteht ein Machtgefälle. Eine Einwilligung ist deshalb nur wirksam, wenn sie wirklich freiwillig erteilt wird. § 26 Abs. 2 BDSG nennt Kriterien: Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und Beschäftigte gleichgelagerte Interessen verfolgen. Zudem verlangt die Vorschrift grundsätzlich die Schriftform oder elektronische Form, und der Arbeitgeber muss über den Zweck und das Widerrufsrecht aufklären.
- Holen Sie die Einwilligung gesondert ein, nicht als Klausel im Arbeitsvertrag.
- Benennen Sie konkret, wo die Bilder erscheinen (Website, bestimmte Social-Media-Kanäle, Printmaterial).
- Weisen Sie auf das jederzeitige Widerrufsrecht hin.
- Machen Sie deutlich, dass eine Ablehnung keine Nachteile hat.
Ausnahmen ohne Einwilligung?
Ohne Einwilligung kann eine Veröffentlichung allenfalls in engen Ausnahmefällen zulässig sein, etwa wenn Beschäftigte auf Fotos von Veranstaltungen nur als „Beiwerk“ erscheinen oder als Teil einer Versammlung abgebildet sind. Für gezielte Porträts auf der Team-Seite greifen diese Ausnahmen nicht. Bei Funktionsträgern mit Außenkontakt, etwa einem Vertriebsleiter, wird teilweise diskutiert, ob die Nennung von Name und Funktion ohne Bild erforderlich sein kann. Das Foto selbst ist aber regelmäßig nicht erforderlich.
Widerruf und Ausscheiden
Eine datenschutzrechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Widerruft eine Beschäftigte ihre Einwilligung, ist das Foto zeitnah zu entfernen. Scheidet jemand aus dem Unternehmen aus, sollte das Bild ohnehin entfernt werden, da Kunden andernfalls einen falschen Eindruck über die Ansprechpartner gewinnen. Bei Imagefilmen und Druckmaterialien, deren Neuproduktion aufwendig ist, empfiehlt es sich, die Folgen eines Widerrufs vorab transparent zu regeln.
Dokumentation und Löschung
Bewahren Sie die Einwilligungserklärungen sorgfältig auf, um sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können. Nehmen Sie Mitarbeiterfotos in Ihr Löschkonzept auf und prüfen Sie beim Offboarding, wo überall Bilder verwendet werden, auch auf Unterseiten, in alten Blogbeiträgen und in sozialen Netzwerken.
Mit einem sauberen Einwilligungsformular und einer Checkliste für das Offboarding lässt sich das Thema gut beherrschen. Eine Vorlage für Ihr Unternehmen erstellen wir gern; ebenso beraten wir, wenn über die Löschung eines Bildes gestritten wird. Sprechen Sie uns an oder buchen Sie einen Termin.