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Schlagwort: GPS-Ortung

  • Arbeitszeiterfassung und Datenschutz: Was Arbeitgeber beachten müssen

    Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten einzuführen. Seitdem setzen viele Unternehmen digitale Zeiterfassung ein – per Terminal, Browser oder App. Damit stellt sich die Frage, welche Daten erhoben werden dürfen und wo die Grenzen liegen.

    Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Pflicht

    Soweit die Arbeitszeit erfasst wird, um die arbeitsschutzrechtliche Pflicht zu erfüllen, ist die Verarbeitung durch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bzw. § 26 BDSG gedeckt. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist dafür nicht erforderlich. Erfasst werden müssen nach der Rechtsprechung Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Wie genau die Zeiterfassung zu erfolgen hat, ist gesetzlich bislang nicht im Detail geregelt; Arbeitgeber haben einen Gestaltungsspielraum.

    Was über die Pflicht hinausgeht

    Moderne Zeiterfassungssysteme können weit mehr als Kommen und Gehen dokumentieren: Standort beim Einstempeln, Projektzeiten, Pausen, Aktivitätsprotokolle am Rechner. Für jede zusätzliche Funktion ist gesondert zu prüfen, ob sie erforderlich und verhältnismäßig ist.

    • Eine GPS-Erfassung beim Einstempeln ist nur zulässig, wenn ein konkreter Grund besteht, etwa der Nachweis von Einsatzorten im Außendienst, und dann nur punktuell, nicht dauerhaft. Vertiefend: GPS-Ortung von Dienstfahrzeugen.
    • Biometrische Daten wie Fingerabdruck oder Gesichtsbild sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Für eine bloße Zeiterfassung ist ihr Einsatz in aller Regel nicht erforderlich, weil Chipkarten oder PIN genügen.
    • Eine lückenlose Leistungsüberwachung durch Aktivitäts- und Bildschirmprotokolle lässt sich mit der Zeiterfassungspflicht nicht begründen.

    Zugriff, Speicherdauer, Auswertung

    • Zugriff erhalten nur Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und direkte Vorgesetzte, und zwar im erforderlichen Umfang.
    • Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den Erfordernissen der Lohnabrechnung und gehört ins Löschkonzept.
    • Zeiterfassungsdaten dürfen nicht ohne Weiteres für andere Zwecke, etwa Leistungsrankings, genutzt werden.
    • Beschäftigte haben Anspruch auf Auskunft und Einsicht in ihre Zeitdaten.

    Betriebsrat und Dienstleister

    Zwar besteht kein Mitbestimmungsrecht über das „Ob“ der Zeiterfassung, wohl aber über die Ausgestaltung eines elektronischen Systems, das zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist. Eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit für alle Seiten. Cloud-basierte Lösungen erfordern einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine sorgfältige Anbieterauswahl.

    Transparenz

    Informieren Sie die Beschäftigten vor Einführung des Systems, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff hat und wie lange gespeichert wird. Das Informationsblatt zur Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis ist entsprechend zu ergänzen.

    Erfasst werden sollte, was das Arbeitszeitrecht verlangt, und nicht mehr; Standortdaten oder Biometrie brauchen eine eigene Rechtfertigung und sind meist verzichtbar. Bei Einführung eines Zeiterfassungssystems und bei der Betriebsvereinbarung stehen wir Ihnen zur Seite. Kontakt · Termin buchen

  • GPS-Ortung von Dienstfahrzeugen: Was Arbeitgeber dürfen

    Handwerksbetriebe, Pflegedienste und Lieferservices setzen häufig Telematik- und GPS-Systeme in Dienstfahrzeugen ein. Die Technik verspricht effizientere Einsatzplanung, Schutz vor Diebstahl und eine einfachere Fahrtenbuchführung. Da die Fahrzeuge von Beschäftigten gefahren werden, lassen die Standortdaten aber Rückschlüsse auf deren Verhalten zu. Die Ortung ist deshalb datenschutzrechtlich nur in Grenzen zulässig.

    Die Rechtsgrundlage

    Maßgeblich ist § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Ortung muss für einen legitimen Zweck erforderlich und verhältnismäßig sein. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist im Arbeitsverhältnis wegen des Abhängigkeitsverhältnisses nur ausnahmsweise eine tragfähige Grundlage. Legitime Zwecke können sein:

    • Schutz der Fahrzeuge und Ladung vor Diebstahl,
    • Einsatz- und Tourenplanung, etwa die Zuweisung des nächstgelegenen Fahrzeugs zu einem Notfall,
    • Abrechnung gegenüber Kunden,
    • Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa bei Gefahrguttransporten.

    Wo die Grenzen liegen

    Eine permanente, lückenlose Echtzeitüberwachung mit dem Ziel der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist regelmäßig unverhältnismäßig. Die Aufsichtsbehörden haben wiederholt beanstandet, wenn Arbeitgeber jederzeit sehen konnten, wo sich einzelne Beschäftigte aufhalten, und diese Daten über lange Zeiträume speicherten. Besonders kritisch ist die Ortung während Pausen und in der Freizeit.

    Private Nutzung von Dienstwagen

    Dürfen Beschäftigte das Fahrzeug privat nutzen, muss die Ortung während privater Fahrten grundsätzlich deaktiviert werden können, etwa über einen „Privatschalter“. Andernfalls entstünde ein umfassendes Bewegungsprofil des Privatlebens, das sich nicht rechtfertigen lässt. Für ein elektronisches Fahrtenbuch genügen in der Regel weniger detaillierte Daten.

    So führen Sie ein Ortungssystem ein

    1. Den Zweck konkret festlegen und dokumentieren.
    2. Das System datensparsam konfigurieren: Ortung nur während der Arbeitszeit, möglichst nicht in Echtzeit, Standortgenauigkeit nur so hoch wie nötig.
    3. Zugriffe beschränken. Die Disposition sieht den aktuellen Standort, nicht aber historische Bewegungsprofile einzelner Personen.
    4. Kurze Speicherfristen festlegen und eine automatische Löschung einrichten.
    5. Beschäftigte vorab informieren und einen Hinweis im Fahrzeug anbringen.
    6. Den Betriebsrat beteiligen. GPS-Systeme sind technische Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle und damit nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
    7. Prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Die systematische Ortung von Beschäftigten steht auf der Liste der Aufsichtsbehörden; siehe „Datenschutz-Folgenabschätzung: Wann ist eine DSFA Pflicht?“.
    8. Mit dem Telematik-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen.

    Verwertung im Kündigungsschutzprozess

    Arbeitgeber möchten GPS-Daten mitunter nutzen, um Pflichtverletzungen nachzuweisen, etwa falsche Arbeitszeitangaben. Ob solche Daten vor Gericht verwertet werden dürfen, hängt von den Umständen ab, insbesondere davon, ob die Erhebung transparent und rechtmäßig war. Wer die Ortung von Anfang an sauber gestaltet, steht auch im Streitfall besser da. Vergleichbare Fragen stellen sich bei der Videoüberwachung von Beschäftigten.

    Eine Dauerüberwachung der Beschäftigten ist unzulässig, private Fahrten sind zu schützen. Planen Sie ein Telematiksystem oder verhandeln Sie eine Betriebsvereinbarung dazu, beraten wir Sie gern. Kontaktformular oder Online-Termin.