GPS-Ortung von Dienstfahrzeugen: Was Arbeitgeber dürfen

Handwerksbetriebe, Pflegedienste und Lieferservices setzen häufig Telematik- und GPS-Systeme in Dienstfahrzeugen ein. Die Technik verspricht effizientere Einsatzplanung, Schutz vor Diebstahl und eine einfachere Fahrtenbuchführung. Da die Fahrzeuge von Beschäftigten gefahren werden, lassen die Standortdaten aber Rückschlüsse auf deren Verhalten zu. Die Ortung ist deshalb datenschutzrechtlich nur in Grenzen zulässig.

Die Rechtsgrundlage

Maßgeblich ist § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Ortung muss für einen legitimen Zweck erforderlich und verhältnismäßig sein. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist im Arbeitsverhältnis wegen des Abhängigkeitsverhältnisses nur ausnahmsweise eine tragfähige Grundlage. Legitime Zwecke können sein:

• Schutz der Fahrzeuge und Ladung vor Diebstahl,
• Einsatz- und Tourenplanung, etwa die Zuweisung des nächstgelegenen Fahrzeugs zu einem Notfall,
• Abrechnung gegenüber Kunden,
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa bei Gefahrguttransporten.

Wo die Grenzen liegen

Eine permanente, lückenlose Echtzeitüberwachung mit dem Ziel der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist regelmäßig unverhältnismäßig. Die Aufsichtsbehörden haben wiederholt beanstandet, wenn Arbeitgeber jederzeit sehen konnten, wo sich einzelne Beschäftigte aufhalten, und diese Daten über lange Zeiträume speicherten. Besonders kritisch ist die Ortung während Pausen und in der Freizeit.

Private Nutzung von Dienstwagen

Dürfen Beschäftigte das Fahrzeug privat nutzen, muss die Ortung während privater Fahrten grundsätzlich deaktiviert werden können, etwa über einen „Privatschalter“. Andernfalls entstünde ein umfassendes Bewegungsprofil des Privatlebens, das sich nicht rechtfertigen lässt. Für ein elektronisches Fahrtenbuch genügen in der Regel weniger detaillierte Daten.

So führen Sie ein Ortungssystem ein

1. Den Zweck konkret festlegen und dokumentieren.
2. Das System datensparsam konfigurieren: Ortung nur während der Arbeitszeit, möglichst nicht in Echtzeit, Standortgenauigkeit nur so hoch wie nötig.
3. Zugriffe beschränken. Die Disposition sieht den aktuellen Standort, nicht aber historische Bewegungsprofile einzelner Personen.
4. Kurze Speicherfristen festlegen und eine automatische Löschung einrichten.
5. Beschäftigte vorab informieren und einen Hinweis im Fahrzeug anbringen.
6. Den Betriebsrat beteiligen. GPS-Systeme sind technische Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle und damit nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
7. Prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Die systematische Ortung von Beschäftigten steht auf der Liste der Aufsichtsbehörden; siehe „Datenschutz-Folgenabschätzung: Wann ist eine DSFA Pflicht?“.
8. Mit dem Telematik-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen.

Verwertung im Kündigungsschutzprozess

Arbeitgeber möchten GPS-Daten mitunter nutzen, um Pflichtverletzungen nachzuweisen, etwa falsche Arbeitszeitangaben. Ob solche Daten vor Gericht verwertet werden dürfen, hängt von den Umständen ab, insbesondere davon, ob die Erhebung transparent und rechtmäßig war. Wer die Ortung von Anfang an sauber gestaltet, steht auch im Streitfall besser da. Vergleichbare Fragen stellen sich bei der Videoüberwachung von Beschäftigten.

Eine Dauerüberwachung der Beschäftigten ist unzulässig, private Fahrten sind zu schützen. Planen Sie ein Telematiksystem oder verhandeln Sie eine Betriebsvereinbarung dazu, beraten wir Sie gern. Kontaktformular oder Online-Termin.