Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten einzuführen. Seitdem setzen viele Unternehmen digitale Zeiterfassung ein – per Terminal, Browser oder App. Damit stellt sich die Frage, welche Daten erhoben werden dürfen und wo die Grenzen liegen.
Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Pflicht
Soweit die Arbeitszeit erfasst wird, um die arbeitsschutzrechtliche Pflicht zu erfüllen, ist die Verarbeitung durch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bzw. § 26 BDSG gedeckt. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist dafür nicht erforderlich. Erfasst werden müssen nach der Rechtsprechung Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Wie genau die Zeiterfassung zu erfolgen hat, ist gesetzlich bislang nicht im Detail geregelt; Arbeitgeber haben einen Gestaltungsspielraum.
Was über die Pflicht hinausgeht
Moderne Zeiterfassungssysteme können weit mehr als Kommen und Gehen dokumentieren: Standort beim Einstempeln, Projektzeiten, Pausen, Aktivitätsprotokolle am Rechner. Für jede zusätzliche Funktion ist gesondert zu prüfen, ob sie erforderlich und verhältnismäßig ist.
- Eine GPS-Erfassung beim Einstempeln ist nur zulässig, wenn ein konkreter Grund besteht, etwa der Nachweis von Einsatzorten im Außendienst, und dann nur punktuell, nicht dauerhaft. Vertiefend: GPS-Ortung von Dienstfahrzeugen.
- Biometrische Daten wie Fingerabdruck oder Gesichtsbild sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Für eine bloße Zeiterfassung ist ihr Einsatz in aller Regel nicht erforderlich, weil Chipkarten oder PIN genügen.
- Eine lückenlose Leistungsüberwachung durch Aktivitäts- und Bildschirmprotokolle lässt sich mit der Zeiterfassungspflicht nicht begründen.
Zugriff, Speicherdauer, Auswertung
- Zugriff erhalten nur Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und direkte Vorgesetzte, und zwar im erforderlichen Umfang.
- Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den Erfordernissen der Lohnabrechnung und gehört ins Löschkonzept.
- Zeiterfassungsdaten dürfen nicht ohne Weiteres für andere Zwecke, etwa Leistungsrankings, genutzt werden.
- Beschäftigte haben Anspruch auf Auskunft und Einsicht in ihre Zeitdaten.
Betriebsrat und Dienstleister
Zwar besteht kein Mitbestimmungsrecht über das „Ob“ der Zeiterfassung, wohl aber über die Ausgestaltung eines elektronischen Systems, das zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist. Eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit für alle Seiten. Cloud-basierte Lösungen erfordern einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine sorgfältige Anbieterauswahl.
Transparenz
Informieren Sie die Beschäftigten vor Einführung des Systems, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff hat und wie lange gespeichert wird. Das Informationsblatt zur Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis ist entsprechend zu ergänzen.
Erfasst werden sollte, was das Arbeitszeitrecht verlangt, und nicht mehr; Standortdaten oder Biometrie brauchen eine eigene Rechtfertigung und sind meist verzichtbar. Bei Einführung eines Zeiterfassungssystems und bei der Betriebsvereinbarung stehen wir Ihnen zur Seite. Kontakt · Termin buchen