Videokonferenz-Tools datenschutzkonform nutzen: 7 Prüfpunkte

Teambesprechungen, Mandantengespräche, Bewerbungsinterviews: Videokonferenzen sind in den vergangenen Wochen für viele Unternehmen unverzichtbar geworden. Häufig wurde das Tool genutzt, das gerade verfügbar war. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, die Auswahl auf eine solide datenschutzrechtliche Grundlage zu stellen. Denn bei Videokonferenzen werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet: Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Bild und Ton, Chatnachrichten und mitunter Aufzeichnungen.

1. Wer ist verantwortlich?

Das Unternehmen, das eine Videokonferenz organisiert und den Dienst auswählt, ist in der Regel Verantwortlicher. Der Anbieter des Tools wird typischerweise als Auftragsverarbeiter tätig. Das hat Konsequenzen: Sie müssen einen Anbieter auswählen, der hinreichende Garantien für die Sicherheit der Daten bietet, und mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen.

2. Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Prüfen Sie, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereitstellt und ob dieser die Mindestinhalte des Art. 28 Abs. 3 DSGVO enthält. Achten Sie insbesondere darauf, dass der Anbieter die Daten nicht für eigene Zwecke, etwa für Werbung oder Produktanalysen, nutzen darf, soweit dies nicht offen geregelt und rechtlich zulässig ist.

3. Serverstandort und Drittlandübermittlung

Viele bekannte Dienste stammen von Anbietern aus den USA. Eine Übermittlung in Drittländer ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa durch Standardvertragsklauseln oder, für die USA, eine Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Privacy Shield. Beachten Sie, dass die Zulässigkeit dieser Instrumente derzeit Gegenstand eines Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Union ist. Anbieter mit Servern in der EU und Sitz in Europa reduzieren dieses Risiko.

4. Sicherheit: Verschlüsselung und Zugangsschutz

Mindestens eine Transportverschlüsselung sollte Standard sein. Für vertrauliche Gespräche ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wünschenswert. Konferenzen sollten mit Kennwort oder Warteraum geschützt werden, damit keine ungebetenen Gäste teilnehmen. Links zu Besprechungen gehören nicht in öffentliche Kanäle.

5. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Art. 25 DSGVO verlangt datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Deaktivieren Sie Funktionen, die Sie nicht benötigen, etwa „Aufmerksamkeitstracking“, automatische Aufzeichnungen oder die Weitergabe von Nutzungsdaten. Kamera und Mikrofon sollten beim Betreten der Konferenz standardmäßig ausgeschaltet sein.

6. Aufzeichnungen nur mit klarer Grundlage

Das Aufzeichnen einer Videokonferenz ist ein zusätzlicher Eingriff. Es bedarf einer eigenen Rechtsgrundlage und der vorherigen Information aller Teilnehmenden. Bei Beschäftigten ist zu beachten, dass eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis nur wirksam ist, wenn sie freiwillig erfolgt. Im Zweifel sollte auf Aufzeichnungen verzichtet werden. Eine heimliche Aufnahme des gesprochenen Wortes kann zudem strafbar sein (§ 201 StGB).

7. Information der Teilnehmenden

Nach Art. 13 DSGVO sind die Teilnehmenden über die Datenverarbeitung zu informieren. Ein kurzer Hinweis in der Einladung mit Link auf ausführliche Datenschutzhinweise genügt in der Regel. Darüber hinaus gehört der Dienst in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Konferenzen aus dem Homeoffice

Videokonferenzen finden häufig aus dem Homeoffice statt. Achten Sie auf einen neutralen Hintergrund und darauf, dass keine Unterlagen oder Bildschirminhalte mit fremden Daten sichtbar sind, gerade bei der Bildschirmfreigabe. Weitere Hinweise für das mobile Arbeiten finden Sie in unserer Homeoffice-Checkliste. Und falls doch einmal Daten in falsche Hände geraten, zeigt unser Leitfaden zur Meldung von Datenpannen, was dann zu tun ist.

Halten Sie Ihre Auswahlentscheidung schriftlich fest und behalten Sie die Rechtsprechung zu Datenübermittlungen in die USA im Blick. Gern prüfen wir Ihr Videokonferenz-Tool und den zugehörigen Auftragsverarbeitungsvertrag. Kontaktieren Sie uns oder buchen Sie online einen Beratungstermin.