Die Personalakte begleitet jedes Arbeitsverhältnis von der Einstellung bis lange nach dem Ausscheiden. In Papierform wie digital enthält sie eine Vielzahl sensibler Daten, von Gehaltsangaben über Krankmeldungen bis zu Abmahnungen. Arbeitgeber müssen deshalb genau regeln, was hineingehört, wer Zugriff hat und wann Unterlagen vernichtet werden.
Was gehört in die Personalakte?
Maßstab ist § 26 Abs. 1 BDSG: Erlaubt ist, was für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Typischer Inhalt sind Arbeitsvertrag und Änderungen, Bewerbungsunterlagen des eingestellten Bewerbers, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Angaben für Lohnabrechnung und Sozialversicherung, Urlaubs- und Fehlzeiten, Abmahnungen, Beurteilungen und Zielvereinbarungen. Nicht hinein gehören private Informationen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis oder bloße Gerüchte.
Gesundheitsdaten gesondert schützen
Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Ärztliche Atteste, Unterlagen aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement oder Angaben zu einer Schwerbehinderung sollten getrennt von der allgemeinen Personalakte aufbewahrt werden, etwa in einem verschlossenen Umschlag oder einem gesondert berechtigten digitalen Bereich. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen enthalten keine Diagnose, dürfen aber trotzdem nur so lange wie nötig gespeichert werden.
Wer darf Einsicht nehmen?
Zugriff dürfen nur Personen haben, die ihn für ihre Aufgaben benötigen, typischerweise die Personalabteilung und, soweit erforderlich, der direkte Vorgesetzte. Ein abgestuftes Berechtigungskonzept ist gerade bei digitalen Personalakten unverzichtbar. Beschäftigte selbst haben nach § 83 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen, und können zusätzlich Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen. Diesen Anspruch hat der BGH zuletzt weit ausgelegt; siehe unseren Beitrag zum Umfang des Auskunftsanspruchs.
Digitale Personalakte
Viele Unternehmen stellen auf digitale Personalakten um. Wichtig sind dabei: verschlüsselte Speicherung, feingranulare Rechte, Protokollierung von Zugriffen und eine automatisierte Löschfunktion. Bei Software-as-a-Service-Lösungen ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser bei der Einführung zu beteiligen.
Aufbewahrung nach dem Ausscheiden
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses entfällt der Hauptzweck der Personalakte. Eine pauschale Aufbewahrung „für immer“ ist unzulässig. Stattdessen sind die einzelnen Bestandteile nach ihren jeweiligen Fristen zu behandeln:
- Das Lohnkonto ist nach § 41 Abs. 1 EStG bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren; lohnrelevante Buchungsbelege unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Fristen.
- Arbeitsvertrag und Zeugnisse dürfen aufbewahrt werden, solange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden können. Die Verjährungsfrist von drei Jahren ist in der Regel ein Anhaltspunkt.
- Abmahnungen und Beurteilungen sind nach dem Ausscheiden regelmäßig nicht mehr erforderlich, sofern kein Rechtsstreit droht.
- Gesundheitsdaten sind so früh wie möglich zu löschen, soweit keine besonderen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Halten Sie die Fristen in Ihrem Löschkonzept fest und legen Sie einen festen Termin für die Bereinigung der Akten ausgeschiedener Mitarbeitender fest.
Eine schlanke, gut strukturierte Akte, auf die nur Berechtigte zugreifen, schützt die Beschäftigten und das Unternehmen gleichermaßen. Bei der Überprüfung Ihrer Personalaktenführung oder der Umstellung auf digitale Akten unterstützen wir Sie. Schreiben Sie uns oder buchen Sie einen Termin.
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