Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz: Regeln für Arbeitgeber

Eine Mitarbeiterin ist plötzlich längere Zeit krank, ein Kunde wartet auf ein Angebot, das in ihrem Postfach liegt. Darf der Arbeitgeber das E-Mail-Konto öffnen? Oder: Ein Mitarbeiter scheidet aus, und sein Postfach soll ausgewertet werden. Solche Situationen sind Alltag und datenschutzrechtlich heikel. Die Antwort hängt maßgeblich davon ab, ob der Arbeitgeber die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts erlaubt, geduldet oder verboten hat.

Variante 1: Private Nutzung verboten

Ist die private Nutzung ausdrücklich untersagt, handelt es sich beim dienstlichen Postfach um ein reines Arbeitsmittel. Der Arbeitgeber darf dann grundsätzlich auf dienstliche E-Mails zugreifen, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG), etwa zur Vertretung im Urlaub oder bei Krankheit. Auch hier gilt aber der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Eine anlasslose, flächendeckende Kontrolle aller E-Mails ist nicht zulässig. Erkennbar private E-Mails, die trotz Verbots eingegangen sind, sollten nicht gelesen werden.

Variante 2: Private Nutzung erlaubt oder geduldet

Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung, ausdrücklich oder durch jahrelange Duldung, wird es kompliziert. Lange Zeit vertraten die Aufsichtsbehörden die Auffassung, der Arbeitgeber werde dann zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten und sei an das Fernmeldegeheimnis gebunden. Ein Zugriff auf das Postfach wäre dann ohne Einwilligung der Beschäftigten kaum möglich. Seit dem neuen Telekommunikationsrecht ist diese Frage umstrittener denn je; eine höchstrichterliche Klärung steht aus. Fest steht: Bei erlaubter Privatnutzung muss der Arbeitgeber zumindest die privaten Inhalte besonders schützen, was den Zugriff auf dienstliche Mails im Postfach erheblich erschwert.

Die Empfehlung: Klare Regeln schaffen

Für die Praxis empfiehlt sich eine schriftliche Nutzungsrichtlinie oder, wenn ein Betriebsrat besteht, eine Betriebsvereinbarung. Bewährt hat sich ein Verbot der Privatnutzung, kombiniert mit einer großzügigen Regel für private Kommunikation über eigene Kanäle und einem transparenten Zugriffsverfahren:

• Die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts wird untersagt.
• Beschäftigte dürfen in angemessenem Umfang über private Webmail-Dienste kommunizieren, etwa in der Pause.
• Abwesenheitsnotizen und Funktionspostfächer für Teams reduzieren die Notwendigkeit, auf persönliche Postfächer zuzugreifen.
• Für den Zugriff gibt es ein transparentes Verfahren: Wer entscheidet, wer ist dabei (z. B. Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragter), wie wird dokumentiert?
• Für das Offboarding ist geregelt, wann das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters deaktiviert und wann es gelöscht wird.

Kontrolle der Internetnutzung

Ähnliche Grundsätze gelten für das Surfen im Internet. Protokolldaten dürfen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit verarbeitet werden. Eine personenbezogene Auswertung zur Verhaltenskontrolle ist nur bei konkretem Verdacht und unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit denkbar. Technische Überwachungseinrichtungen unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats.

Auskunftsansprüche nicht vergessen

Gerade in Kündigungsstreitigkeiten verlangen Beschäftigte häufig Auskunft über ihre Daten, einschließlich E-Mails. Der BGH hat den Umfang des Auskunftsanspruchs zuletzt weit gezogen, wie wir im Beitrag „Auskunftsanspruch umfasst auch Korrespondenz und Vermerke“ dargestellt haben. Eine geordnete Postfachstruktur und ein Löschkonzept erleichtern die Beantwortung erheblich.

Eindeutige Regeln ersparen im Ernstfall viel Streit. Für eine IT-Nutzungsrichtlinie oder eine Betriebsvereinbarung zur E-Mail-Nutzung stehen wir Ihnen zur Seite: Nachricht senden oder Termin vereinbaren.