KI-Meeting-Assistenten: Transkription und Protokoll datenschutzkonform

Ein Klick, und die KI schreibt das Meeting mit, erstellt ein Protokoll und eine Aufgabenliste: KI-Meeting-Assistenten sind in vielen Videokonferenzdiensten integriert oder als eigenständige Tools verfügbar. Sie sparen Zeit, verarbeiten aber Stimme, gesprochene Inhalte und oft auch Bilder aller Teilnehmenden. Datenschutzrechtlich ist das ein deutlich stärkerer Eingriff als eine klassische Videokonferenz.

Was passiert technisch?

Die Tools zeichnen den Ton (teilweise auch das Bild) auf, wandeln Sprache in Text um, ordnen Redebeiträge Personen zu und erstellen mithilfe von Sprachmodellen Zusammenfassungen. Je nach Anbieter werden die Daten in der Cloud verarbeitet, gespeichert und mitunter zur Verbesserung der Modelle verwendet. Teilweise treten die Assistenten als eigene „Teilnehmer“ einer Konferenz auf, die von einzelnen Nutzern eingeladen werden, auch ohne Wissen der übrigen Teilnehmenden.

Rechtliche Anforderungen

• Die Aufzeichnung und Transkription ist eine eigenständige Verarbeitung, die eine Rechtsgrundlage braucht. Berechtigte Interessen an effizienter Dokumentation können sie im Einzelfall tragen; bei externen Teilnehmenden und sensiblen Inhalten wird häufig eine Einwilligung erforderlich sein.
• Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes kann nach § 201 StGB strafbar sein. Alle Teilnehmenden müssen daher vorab wissen, dass aufgezeichnet wird, und sollten dem zustimmen.
• Informiert wird vor Beginn, in der Einladung und zu Beginn des Meetings. Ab dem 2. August 2026 gelten zudem die Transparenzpflichten der KI-Verordnung, etwa für KI-generierte Inhalte.
• Beim Anbieter sind Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort, Ausschluss der Nutzung für Training und Löschfristen zu prüfen. Hinweise in unserem Beitrag zu Videokonferenz-Tools.

Besonderheiten im Beschäftigungsverhältnis

Transkripte von Teambesprechungen lassen Rückschlüsse auf Leistung und Verhalten einzelner Beschäftigter zu, etwa über Redeanteile oder Formulierungen. Eine Auswertung zu Kontrollzwecken ist regelmäßig unzulässig. Der Betriebsrat ist bei der Einführung zu beteiligen, weil es sich um eine technische Einrichtung handelt, die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist. Eine Einwilligung von Beschäftigten ist nur wirksam, wenn sie wirklich freiwillig ist. Künftig können zudem die Hochrisiko-Regeln der KI-Verordnung für bestimmte KI-Anwendungen im Beschäftigungsbereich greifen; deren Geltungsbeginn soll nach den laufenden Plänen des EU-Gesetzgebers allerdings verschoben werden.

Regeln für den Einsatz im Unternehmen

1. Nur freigegebene Tools nutzen; private Assistenten, die sich selbst in Meetings einwählen, unterbinden.
2. Aufzeichnung standardmäßig aus, Aktivierung nur nach Ankündigung.
3. Keine Aufzeichnung bei Personal-, Gesundheits- oder vertraulichen Mandantengesprächen.
4. Transkripte kurz speichern, Protokoll behalten, Audiodatei löschen.
5. Ergebnisse prüfen, denn KI-Zusammenfassungen können Aussagen verfälschen.
6. Die Regeln in die KI-Richtlinie aufnehmen und Beschäftigte schulen; siehe KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

Niemand darf von einer Aufzeichnung überrascht werden: Wer vorab informiert, Zustimmung einholt und sensible Gespräche ausnimmt, hält die Risiken gering. Bei der Einführung von KI-Meeting-Tools und einer Betriebsvereinbarung dazu beraten wir Sie gern. Nehmen Sie Kontakt auf oder buchen Sie einen Termin.