Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO: Datenschutzhinweise offline

Bei Datenschutzhinweisen denken die meisten an die Datenschutzerklärung auf der Website. Die Informationspflichten der DSGVO gelten aber unabhängig vom Kanal. Wer am Telefon einen Termin vereinbart, im Laden eine Kundenkarte ausfüllen lässt oder auf der Baustelle einen Auftrag aufnimmt, erhebt ebenfalls personenbezogene Daten und muss die Betroffenen informieren. Gerade kleine Betriebe übersehen das häufig.

Wann muss informiert werden?

Werden Daten direkt bei der betroffenen Person erhoben, ist sie nach Art. 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung zu informieren. Stammen die Daten aus anderen Quellen, etwa von einem Auftraggeber, einem Adresshändler oder aus öffentlichen Verzeichnissen, gilt Art. 14 DSGVO: Die Information muss dann innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats, erfolgen. Eine Pflicht entfällt nur, soweit die Person bereits über die Informationen verfügt.

Welche Inhalte sind nötig?

Die Pflichtangaben entsprechen denen der Website-Datenschutzerklärung: Verantwortlicher, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter, Zwecke und Rechtsgrundlagen, Empfänger, Drittlandübermittlungen, Speicherdauer, Betroffenenrechte und Beschwerderecht. Eine ausführliche Liste finden Sie in unserem Beitrag „Datenschutzerklärung für die Website: Diese Angaben sind Pflicht“.

Das Mehrebenen-Modell

Niemand erwartet, dass Sie einem Kunden am Telefon zwei Seiten Datenschutzhinweise vorlesen. Die Aufsichtsbehörden akzeptieren ein gestuftes Vorgehen: Auf der ersten Ebene werden die wichtigsten Informationen kurz mitgeteilt, also wer die Daten verarbeitet, wozu, und wo es die vollständigen Informationen gibt. Auf der zweiten Ebene stehen die vollständigen Hinweise bereit, etwa als Aushang, Handzettel, auf der Website oder auf Wunsch per Post.

Praxisbeispiele

• Bei der telefonischen Terminvereinbarung genügt ein kurzer Hinweis („Ihre Daten verwenden wir zur Terminplanung, Infos zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website oder wir senden sie Ihnen zu“); die vollständigen Hinweise folgen mit der Terminbestätigung.
• Im Ladengeschäft mit Kundenkarte gehören die Datenschutzhinweise auf das Anmeldeformular oder auf ein separates Blatt; für Werbung ist eine gesonderte Einwilligung nötig.
• Handwerksbetriebe drucken die Hinweise auf die Rückseite des Angebots oder legen sie der Auftragsbestätigung bei.
• In der Arztpraxis bieten sich ein Aushang im Wartebereich und ein Merkblatt bei der Anmeldung an.
• Bei Videoüberwachung ist ein Hinweisschild vor dem überwachten Bereich anzubringen; siehe unseren Beitrag zur Videoüberwachung im Laden oder in der Praxis.

Beschäftigte und Bewerber nicht vergessen

Auch gegenüber Beschäftigten und Bewerbern bestehen Informationspflichten. Viele Unternehmen händigen neuen Mitarbeitenden daher mit dem Arbeitsvertrag ein Informationsblatt zur Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis aus. Für Bewerber empfiehlt sich ein Hinweis in der Eingangsbestätigung; Einzelheiten in unserem Beitrag zu Bewerberdaten.

Typische Fehler

• Keine Hinweise außerhalb der Website.
• Veraltete Hinweise, die neue Dienstleister oder Software nicht erwähnen.
• Information erst nach Wochen oder gar nicht, wenn Daten von Dritten stammen.
• Unverständliche Fachsprache statt klarer, einfacher Formulierungen.

Mit einem Mehrebenen-Modell und einigen Standardtexten für Telefon, Formulare und Aushänge sind die Anforderungen ohne großen Aufwand zu erfüllen. Diese Texte erstellen wir gern für Ihren Betrieb, für Kunden ebenso wie für Beschäftigte und Bewerber. Kontakt · Termin buchen